Uso de bases de datos

Las personas son el principal capital de las entidades sin ánimo de lucro por lo que resulta muy importante que la información sobre éstas sea accesible y fácil de manejar. De esta manera, nos resultará sencillo hacer un envío de información por correo a todas las personas relacionadas con la entidad, dar listados de teléfonos de los/as voluntarios/as a los responsables de cada sección o seleccionar a los socios de una misma profesión para que colaboren en una actividad relacionada con su ocupación.

Más concretamente, resulta conveniente el uso de bases de datos para:  

Socios/as

Simpatizantes y Colaboradores/as

Usuarios/as

Relaciones

A la hora de diseñar una base de datos, conviene "perder" algo de tiempo en pensar sobre estas cuatro cosas:

¿Qué información necesito de cada tipo de persona o entidad?

¿Cómo quiero extraer la información una vez introducida?

¿Qué campos serán libres y qué campos obligarán a elegir entre varias opciones (campos cerrados)?

¿Cuáles serán las opciones de cada uno de los campos cerrados?

Teniendo claras estas cuestiones, ahorraremos mucho esfuerzo posterior en reformas continuas de la base de datos.

En cuanto a la herramientas informáticas para el desarrollo de las bases de datos, son múltiples y variadas con distintos grados de sofisticación. Si los procesos de gestión de la información son muy complejos es mejor recurrir a los/as expertos/as en bases de datos relacionales, pero para gestionar la información que habitualmente maneja una entidad sin ánimo de lucro, sin necesidad de conocer todas las posibilidades del programa, podemos utilizar FileMaker o Access, sobre los que existen numerosos manuales en las librerías.