Introducción al Microsoft Access

Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

El texto que sigue no pretende de forma alguna agotar todos los recursos y posibilidades del Access. En general, los puntos más relevantes y de utilidad más inmediata fueron abordados. Se intentó evitar el detalle minucioso principalmente en referencia a los recursos estéticos de la pantalla. Además de esto, ciertamente, hay puntos que simplemente fueron olvidados o ignorados a lo largo de esta compilación. La parte de programación no es abordada en este texto introductorio.

Definicion de una Base de Datos

es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Paso del modelo E/R al diseño de la base de datos

Las entidades entre las que hay una interrelación uno a uno se deben fusionar en una sola entidad.

Una vez hecho esto, cada una de las entidades que quedan se convierte en una tabla con una clave primaria y una serie de atributos, de los cuales algunos pueden ser claves secundarias.

Las interrelaciones uno a muchos se transforman en atributo y clave secundaria de la tabla que representa a la entidad situada del lado de la interrelación correspondiente a muchos .

Las interrelaciones muchos a muchos entre dos entidades pasan a ser una tercera tabla con claves secundarias procedentes de ambas entidades. Estas claves secundarias deberán formar parte de la clave primaria de la tabla en la que se convierte la interrelación, cuando corresponda.

Hay una serie de herramientas disponibles en el mercado que pueden automatizar el proceso de conversión de un modelo E/R en un esquema de base de datos.

Proceso de diseño en el modelo E-R

Identificar las entidades que debe presentar la base de datos.

Determinar las cardinalidades de las interrelaciones establecidas entre las distintas entidades y clasificar estas interrelaciones entre los siguientes tipos:

Uno a uno (p.ej., una parcela sólo tiene una dirección).

Uno a muchos (p.ej., en una parcela pueden ocurrir varios incendios).

Muchos a muchos (p.ej., la venta de parcelas: una misma parcela la pueden vender varios propietarios y cada propietario puede vender varias parcelas).

Dibujar el diagrama Entidad/Interrelación.

Determinar los atributos de cada entidad.

Definir la clave primaria (única) de cada entidad.

Uso de bases de datos

Las personas son el principal capital de las entidades sin ánimo de lucro por lo que resulta muy importante que la información sobre éstas sea accesible y fácil de manejar. De esta manera, nos resultará sencillo hacer un envío de información por correo a todas las personas relacionadas con la entidad, dar listados de teléfonos de los/as voluntarios/as a los responsables de cada sección o seleccionar a los socios de una misma profesión para que colaboren en una actividad relacionada con su ocupación.

Más concretamente, resulta conveniente el uso de bases de datos para:  

Socios/as

Simpatizantes y Colaboradores/as

Usuarios/as

Relaciones

A la hora de diseñar una base de datos, conviene "perder" algo de tiempo en pensar sobre estas cuatro cosas:

¿Qué información necesito de cada tipo de persona o entidad?

¿Cómo quiero extraer la información una vez introducida?

¿Qué campos serán libres y qué campos obligarán a elegir entre varias opciones (campos cerrados)?

¿Cuáles serán las opciones de cada uno de los campos cerrados?

Teniendo claras estas cuestiones, ahorraremos mucho esfuerzo posterior en reformas continuas de la base de datos.

En cuanto a la herramientas informáticas para el desarrollo de las bases de datos, son múltiples y variadas con distintos grados de sofisticación. Si los procesos de gestión de la información son muy complejos es mejor recurrir a los/as expertos/as en bases de datos relacionales, pero para gestionar la información que habitualmente maneja una entidad sin ánimo de lucro, sin necesidad de conocer todas las posibilidades del programa, podemos utilizar FileMaker o Access, sobre los que existen numerosos manuales en las librerías.

Tipos de bases de datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se este manejando, o la utilidad de la misma:

Según la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estáticas

Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub.

Según el contenido

Bases de datos bibliográficas

Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

Directorios

Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

• Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.
• Las bases de datos de rutas metabólicas.
• Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas-
• Bases de datos clínicas.
• Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): PubChem, Medline, EBSCOhost.